מתי מכונת צילום A4 שחור לבן היא הבחירה הנכונה

כשכמעט כל המסמכים במשרד הם A4 ובשחור לבן, כל תוספת על זה היא הוצאה שלא מנוצלת. מכונת A3 תופסת יותר מקום ועולה יותר, ומכונה צבעונית מוסיפה שלושה טונרים שצריך לנהל. מכונת צילום A4 שחור לבן מתמקדת במה שהמשרד הזה עושה כל היום: צילום מהיר, סריקה של ערימות מסמכים, והדפסה רציפה של מסמכים ארוכים. היא מתאימה גם כמכונה שנייה בקומה או במחלקה, לצד מכונה מרכזית גדולה, כדי שעובדים לא יחכו בתור.

מהירות לדקה או זמן להדפסה ראשונה?

במשרד מסמכי טיפוסי רוב העבודות קצרות: חוזה של ארבעה עמודים, טופס אחד, צילום של תעודה. בעבודות כאלה המספר שקובע כמה זמן העובד עומד ליד המכונה הוא לא עמודים לדקה, אלא כמה שניות עוברות עד שהעמוד הראשון יוצא, וכמה מהר המכונה מתעוררת ממצב חיסכון באנרגיה. מהירות לדקה חשובה כשמדפיסים תיקים ארוכים או כשכמה עובדים שולחים עבודות בו-זמנית. לכן כדאי לבקש את שני הנתונים ולהתאים אותם לאופי העבודה שלכם, ולא לבחור רק לפי המספר הגדול.

שלוש דרגות של מכונות A4 שחור לבן

המהירויות בטבלה לקוחות מנתוני היצרנים, ועמודת "מתאים ל" היא המלצה שלנו מניסיון ולא הגדרה של היצרן.

מה מתאים לי?

• קליניקה, משרד קטן או דלפק קבלה - Konica Minolta bizhub 4020i: 40 עמודים לדקה, מזין מסמכים ל-50 גיליונות, Wi-Fi מובנה, ונפח חודשי מומלץ של 5,000 עמודים.
• משרד עורכי דין או רואי חשבון עם צוות בינוני - Canon imageRUNNER ADVANCE DX 527i: 52 עמודים לדקה בהדפסה חד-צדדית ו-50 עמודים (צדדים) לדקה בדו-צדדית, כך שהדפסת חוזים משני הצדדים כמעט לא מאטה.
• מחלקה או צוות גדול שסורק ומדפיס כל היום - Canon imageRUNNER ADVANCE DX 619: 61 עמודים לדקה וקיבולת נייר שמתרחבת עד 3,200 גיליונות.
• ארגון שעובד בסביבת HP וצריך גם A3 מדי פעם - HP LaserJet Managed MFP E72525dn, דגם מנוהל שתומך גם בנייר A3.
• מוסד או חדר הדפסה עם עומס כבד מאוד - Kyocera TASKalfa 8003i, מכונה מהדרגה הגבוהה של קיוסרה שתומכת גם ב-A3. היא מתאימה כשהנפח החודשי גבוה בהרבה ממה שמכונה שולחנית יכולה לשאת, וכשרוצים מכונה אחת שתשרת קומה שלמה.

4 דגמים בולטים בקטגוריה

Konica Minolta bizhub 4020i

מכונה משולבת שולחנית של 40 עמודים לדקה ב-A4, עם מגירה של 250 גיליונות ומגש ידני של 50, שאפשר להרחיב עד 1,340 גיליונות. קוניקה מינולטה ממליצה על נפח של 5,000 עמודים בחודש, עם תקרה של 100,000. הדגם מגיע עם Ethernet, USB ו-Wi-Fi. לעמוד המוצר של bizhub 4020i

Canon imageRUNNER ADVANCE DX 527i

מכונת A4 מונוכרומטית שקנון מדרגת ב-52 עמודים לדקה. בתצורה הבסיסית יש מגירה של 550 גיליונות ומגש רב-תכליתי של 100, ומגש פלט של 500 גיליונות. פקס זמין כאפשרות. מתאימה למשרד שרוצה מכונה מקצועית מלאה בגוף של A4. למכונת הצילום Canon DX 527i

Canon imageRUNNER ADVANCE DX 619i

הדגם המהיר בסדרה: 61 עמודים לדקה ב-A4, 3.5GB זיכרון ו-SSD של 256GB. קיבולת הנייר הבסיסית היא 650 גיליונות וניתן להרחיב אותה עד 3,200 גיליונות עם יחידת הזנה. מתאים לצוות שמדפיס וסורק בלי הפסקה. למכונת הצילום Canon DX 619

HP LaserJet Managed MFP E72535dn

דגם מנוהל של HP בדרגת 35 עמודים לדקה ב-A4, שתומך גם בנייר A3 ומיועד לארגונים שמנהלים צי מדפסות באופן מרכזי. HP מציינת לסדרה מחזור עבודה חודשי מרבי של עד 300,000 עמודים. לעמוד המוצר של HP E72535dn

סריקה, אבטחה ומסמכים רגישים

במשרדים שעובדים עם מידע אישי, רפואי או משפטי, מכונת הצילום היא גם נקודת סיכון. מסמך שנשאר במגש הפלט נחשף לכל מי שעובר, וקבצים שנסרקו נשמרים לפעמים בזיכרון המכונה. שלושה הרגלים פשוטים מצמצמים את הסיכון: הגדרת קוד משתמש להדפסה, כך שהמסמך יוצא רק כשהעובד ניגש למכונה; שליחת סריקות ישירות לתיקייה מוגדרת במקום למייל פתוח; ובדיקה מה קורה לדיסק או ל-SSD של המכונה כשמחליפים אותה. למסמכי נייר שכבר לא צריך, השלימו את פינת ההדפסה במגרסת נייר.

שימושים נפוצים לפי סוג משרד

• משרדי עורכי דין - צילום כתבי טענות ונספחים, סריקת תיקים לארכיון, והדפסת חוזים ארוכים משני הצדדים.
• רואי חשבון והנהלת חשבונות - סריקת חשבוניות וקבלות בערימות, הדפסת דוחות ומאזנים, ושליחת קבצים ישירות לתיקיית הלקוח.
• מרפאות וקליניקות - צילום תעודות זהות והפניות, הדפסת סיכומי ביקור, ושמירה על פרטיות באמצעות קוד משתמש.
• משאבי אנוש ושכר - טפסי קליטה, תלושים ומסמכים אישיים, שבהם אבטחת המידע חשובה במיוחד.
• מוסדות חינוך ועמותות - חוזרים, מבחנים ודפי עבודה בשחור לבן בכמויות בינוניות.

התקנה והטמעה במשרד

מכונה טובה שמוגדרת לא נכון תעבוד הרבה מתחת ליכולת שלה. כשהמכונה מגיעה, כדאי להקדיש זמן לכמה הגדרות: חיבור לרשת המשרדית והתקנת הדרייבר בכל העמדות, הגדרת כפתורי סריקה קבועים לתיקיות שבהן הצוות עובד, יצירת קודי משתמש או מחלקה, וקביעת ברירת מחדל של הדפסה דו-צדדית כדי לחסוך נייר. צוות לייזר ליין מלווה בהדרכה על השימוש היומיומי, כך שכל העובדים ידעו לנצל את המכונה מהיום הראשון.

טיפים מקצועיים לפני רכישה

1. מדדו את המזין, לא רק את המדפסת. במשרד שסורק תיקים, הגודל של מזין המסמכים והיכולת שלו לסרוק דו-צדדי קובעים כמה זמן העובד עומד ליד המכונה.
2. השוו מהירות דו-צדדית. אם אתם מדפיסים חוזים משני הצדדים, בדקו את המהירות בדו-צדדי. ב-Canon DX 527i היא כמעט זהה לחד-צדדי.
3. אל תבחרו לפי התקרה. מחזור העבודה המרבי הוא גבול טכני. הנפח שאתם מדפיסים בפועל צריך לשבת בתוך הנפח המומלץ.
4. חשבו על מכונה שנייה. לפעמים שתי מכונות A4 בשתי קומות עדיפות על מכונה אחת גדולה בסוף המסדרון.
5. בדקו פקס. אם המשרד עדיין שולח פקסים לגופים ציבוריים, ודאו שהדגם תומך בכרטיס פקס.
6. ודאו שאתם לא צריכים A3. אם מגיעים אליכם מדי פעם מסמכים בפורמט גדול לצילום, שקלו מכונת צילום A3 שחור לבן כבר עכשיו.

מתכלים, אביזרים ושירות

במכונה מונוכרומטית העלות השוטפת היא בעיקר טונר ותוף, ולכן כדאי לבדוק את התפוקה שלהם ואת הזמינות לפני הרכישה. תוכלו להזמין אצלנו טונר למכונת הצילום ישירות מהאתר, כולל טונרים ל-Canon, טונרים ל-Konica Minolta ו-טונרים ל-HP. לתקלות ולתחזוקה פנו לשירות תיקוני מכשירים, ואם אתם מעדיפים הוצאה חודשית קבועה, בדקו את השכרת מכונות צילום.

שאלות נפוצות על מכונות צילום A4 שחור לבן

למי מתאימה מכונת צילום A4 שחור לבן?

למשרדים שעובדים בעיקר עם מסמכי A4 ולא צריכים צבע: עורכי דין, רואי חשבון, מרפאות, סוכנויות ביטוח, מחלקות כספים ומשאבי אנוש. היא מתאימה גם כמכונה מחלקתית לצד מכונה מרכזית גדולה, כדי לפזר את העומס.

מה ההבדל בין מכונת צילום A4 שחור לבן למדפסת משולבת שחור לבן?

מדפסת משולבת שחור לבן מתאימה למשתמש אחד או לצוות קטן. מכונת צילום A4 בנויה לצוות: מסך ניהול, קודי משתמש, מזין מסמכים גדול ומגירות שאפשר להרחיב. אם כמה עובדים סורקים ומצלמים כל יום, מכונת צילום תעמוד בעומס טוב יותר.

כמה מהירה צריכה להיות מכונת צילום A4 שחור לבן למשרד של 10 עובדים?

אין מספר אחד נכון, כי הכל תלוי בכמה כל עובד מדפיס וסורק. ככלל, משרד של כעשרה עובדים עם עבודה מסמכית רגילה ימצא את עצמו בדרך כלל בדרגה של 40-52 עמודים לדקה. אם יש הרבה סריקה או הדפסות ארוכות, עלו דרגה. ספרו לנו כמה אתם מדפיסים ונעזור להתאים.

האם יש מכונת צילום A4 שחור לבן אלחוטית?

כן. חלק מהדגמים מגיעים עם Wi-Fi מובנה, למשל Konica Minolta bizhub 4020i, וכך אפשר להדפיס מהטלפון או מהמחשב הנייד בלי כבל. במשרד עם נקודת רשת קרובה עדיף בדרך כלל לחבר את המכונה בכבל לרשת, ולהשאיר את האלחוטי להדפסה ממכשירים ניידים.

למה יש בקטגוריית מכונות צילום A4 שחור לבן דגמים שתומכים ב-A3?

דגמים כמו HP E72525dn ו-E72535dn, Canon imageRUNNER 2735i ו-Kyocera TASKalfa 8003i עובדים ב-A4 כמו כל מכונה אחרת, ומוסיפים אפשרות לצלם ולהדפיס A3. הם מוצגים כאן למי שרוצה גמישות. מי שמצלם A3 כל שבוע ימצא את המבחר המלא במכונות צילום A3 שחור לבן.

האם אפשר להוסיף פקס למכונת צילום A4 שחור לבן?

בחלק מהדגמים הפקס מובנה ובחלק הוא אביזר שמוסיפים. בסדרת Canon imageRUNNER ADVANCE DX 527i, למשל, הפקס הוא אפשרות. אם המשרד שלכם עדיין שולח פקסים לבתי משפט, לרשויות או לחברות ביטוח, ציינו את זה כבר בפנייה אלינו כדי שנתאים את התצורה.

רוצים להעמיק?

למשרד קטן ההחלטה בין רכישה להשכרה משמעותית במיוחד. במדריך לבחירת מכונת צילום למשרד תמצאו השוואה בין שני המסלולים, אילו עלויות נכנסות לחישוב מעבר למחיר המכונה, ומה כדאי לברר לפני שחותמים.

קטגוריות קשורות

• מכונות צילום A4 צבע - כשצבע הוא חלק מהעבודה.
• מכונות צילום A3 שחור לבן - למשרדים שצריכים גם פורמט גדול.
• מדפסות משולבות שחור לבן - פתרון קטן יותר למשתמש אחד.
• סורקים - לסריקה בכמויות גדולות או לארכיון דיגיטלי.
• השכרת מכונות צילום - חלופה לרכישה.

לסיכום

מכונת צילום A4 שחור לבן היא כלי העבודה של המשרד המסמכי: מהירה, צפויה בעלויות וקטנה מספיק כדי לעמוד ליד הצוות. בחרו דרגה לפי הנפח המומלץ ולא לפי התקרה, תנו משקל למזין המסמכים ולסריקה, והגדירו קודי משתמש כבר מהיום הראשון. צוות לייזר ליין ישמח לעזור לכם לבחור. לקבלת ייעוץ והדרכה צרו קשר באתר או בטלפון: 073-783-4848.