איך בוחרים בין הצבה, ליסינג וקנייה

שלוש הדרכים להכניס ציוד הדפסה לעסק שונות זו מזו בשלושה דברים: מי הבעלים של הציוד, איך משלמים, ומי אחראי לתקינות שלו. קנייה נותנת בעלות מלאה מהיום הראשון, אבל מחייבת הוצאה מראש, והתחזוקה, הטונרים והתיקונים עליכם. בהצבה הציוד נשאר של חברת ההשכרה, ואתם משלמים לפי השימוש. בליסינג משלמים לאורך תקופה, ובסופה הציוד עובר אליכם. אין מסלול שמתאים לכולם, ולכן כדאי להתחיל מהמספרים של העסק שלכם: כמה עמודים מודפסים בחודש, האם השימוש קבוע או עונתי, כמה כסף אפשר להוציא בבת אחת, והאם יש במשרד מי שיודע לטפל בתקלה. מי שעונה על השאלות האלה לפני פגישת הייעוץ יקבל המלצה מדויקת יותר, ויוכל להשוות בין הצעות על בסיס זהה.

השוואת המסלולים

לצד שני המסלולים העיקריים, מכונות הצילום מוצעות גם במסלול הכל כלול ובמסלול לפי מונה, שמפורטים בעמוד השכרת מכונות צילום. אורך התקופה, התשלום ומה כלול בדיוק בכל מסלול - פרטים בשיחת ייעוץ.

למה עסקים בוחרים בהצבה

• בלי השקעה ראשונית גדולה. הציוד מגיע לעסק בלי שתצטרכו לשלם את מחירו המלא מראש, וההוצאה מתפזרת על פני התקופה.
• שליטה בהוצאות. המסלול נקבע מראש, ולכן קל לתכנן את תקציב ההדפסה של העסק.
• ציוד שמתאים לצרכים של היום. כשהעסק גדל או משנה את אופן העבודה, אפשר לבחון יחד החלפה או שדרוג של הציוד.
• פחות התעסקות. אין צורך לחפש טכנאי בכל תקלה או לנהל את התחזוקה של כל מכשיר בנפרד.

הצבה לתקופה קצרה: כנסים, אירועים ופרויקטים

לא כל צורך הוא לשנים. כנס, אירוע, צוות פרויקט זמני או עונת עומס מחייבים לעיתים מדפסת או מכונת צילום לתקופה מוגבלת בלבד. במקרים כאלה אין טעם לקנות מכשיר שישמש פעמים בודדות, ואפשר לשכור אותו לזמן מוקצב. משך ההשכרה, ההובלה וההתקנה באתר מתואמים מראש, ואת הפרטים תקבלו בשיחת ייעוץ.

סוגי הציוד שאפשר להציב בעסק

מדפסות שולחניות A4

מדפסות לייזר ומדפסות משולבות שעומדות ליד העמדות או בכל חדר. מתאימות למשרד קטן, או כמדפסות משלימות בארגון שיש בו כבר מכונה מרכזית. כל הדגמים מרוכזים בעמוד השכרת מדפסות למשרד.

מכונות צילום משולבות A3

מכשירים עומדים שמצלמים, מדפיסים וסורקים, ומשרתים מחלקה או קומה שלמה. מתאימים לנפחים גבוהים ולעבודה בפורמט A3. הדגמים בשחור לבן ובצבע נמצאים בעמוד השכרת מכונות צילום.

שילוב בין השניים

במשרדים רבים הפתרון היעיל הוא מכונה מרכזית אחת לעבודות הכבדות, ומדפסת קטנה במחלקות שמדפיסות מסמכים רגישים או דחופים. כך לא מעמיסים על המכונה המרכזית, ולא מחזיקים מכונה גדולה בכל חדר.

מה מתאים לי?

• משרד קטן עם נפח קבוע של מסמכים: הצבה של מדפסת משולבת A4, כמו Brother MFC-L6800DW להשכרה והצבה, מרכזת הדפסה, סריקה וצילום במכשיר אחד.
• עמדה שמדפיסה בלבד, למשל הנהלת חשבונות או מחסן: מדפסת לייזר שחור לבן, כמו Kyocera P3055dn להשכרה והצבה.
• מחלקה שמצלמת ומדפיסה בצבע: מכונת צילום צבעונית, כמו Konica Minolta Bizhub 554C להשכרה והצבה.
• מוקד הדפסה מרכזי בשחור לבן: מכונת צילום מהירה, כמו Kyocera TASKalfa 5501i להשכרה והצבה.
• עסק שמעדיף בעלות מלאה ונפח נמוך: קנייה של מדפסת משולבת, כמו Brother MFC-L5710DN, עם טונרים מקטגוריית הטונרים.

איך מתכננים את ציוד ההדפסה של המשרד

לפני שמציבים ציוד, כדאי למפות את המשרד. ספרו כמה עובדים מדפיסים, היכן הם יושבים, ואילו מחלקות מדפיסות יותר מאחרות. בדקו כמה מדפסות פועלות היום, מאיזה גיל ומאילו יצרנים, כי מדפסות ישנות ומגוונות מייקרות את הטונרים ואת הטיפול. לאחר מכן החליטו כמה נקודות הדפסה באמת צריך: מכשיר אחד לכל קומה, לכל מחלקה, או מכונה מרכזית ועוד כמה מדפסות קטנות. חשבו גם על מסמכים רגישים, כמו תלושי שכר או תיקים רפואיים, שעדיף להדפיס קרוב לעובד שאחראי עליהם. מיפוי כזה מאפשר לצמצם מכשירים מיותרים, לאחד את סוגי הטונרים ולבחור מסלול שמכסה את כל המשרד בהסכם אחד.

איך מתנהל תהליך ההצבה

1. תיאום פגישה. משוחחים בטלפון או משאירים פרטים באתר, ומתאמים פגישת ייעוץ ללא תשלום.
2. למידת הצרכים. צוות החברה לומד את אופן העבודה, את הנפח ואת המבנה של המשרד.
3. התאמת ציוד ומסלול. מקבלים המלצה על מכשירים ועל מסלול אישי שמתאים לשימוש בפועל.
4. הצבה והתקנה. הציוד מוצב, מחובר ומוגדר להדפסה ולסריקה לפי מה שסוכם.
5. תמיכה לאורך התקופה. תמיכה טלפונית, התחברות מרחוק ושירות טכנאי חוץ לכל תקלה.

מי עומד מאחורי השירות

א.ר. לייזר ליין מייבאת ומשווקת ציוד לתקשורת משרדית: מדפסות, מכונות צילום, פקסים, טונרים וראשי דיו. משרדי החברה ברמת גן כוללים מעבדת שירות, מרכז לוגיסטי ומחסן הפצה, ולרשות הלקוחות עומד צוות של טכנאים, אנשי שירות ואנשי מכירות. המשמעות עבורכם: מי שממליץ על הציוד הוא גם מי שמתחזק אותו, ותקלה מטופלת על ידי צוות שמכיר את המכשיר ואת ההיסטוריה שלו אצלכם.

טיפים מקצועיים לפני הצבת ציוד בעסק

1. אספו נתונים לפני הפגישה. קריאות מונה של המכשירים הקיימים במשך כמה חודשים שוות יותר מכל הערכה.
2. השוו הצעות על אותו נפח. הצעה שנראית זולה עלולה לכלול פחות דפים או פחות שירות.
3. בקשו לראות מה כלול ומה לא. שירות, חלקים, טונרים, נייר, הובלה והתקנה - פרטים בשיחת ייעוץ, ואחר כך בכתב.
4. בררו מה קורה בסוף התקופה. חידוש, החלפה, שדרוג או העברת בעלות: ודאו שהתנאים ידועים מראש.
5. אל תציבו יותר ממה שצריך. לכל מכשיר נוסף יש מחיר ותחזוקה. לעיתים מכשיר מרכזי אחד עדיף על שלושה קטנים.
6. תכננו צמיחה. אם העסק צפוי לגדול, שאלו מראש איך מבצעים שדרוג או החלפה במהלך התקופה.

מתכלים, אביזרים ושירות

לציוד שבבעלותכם תמצאו טונרים מקוריים בקטגוריית הטונרים וראשי הדיו, ושירות טכנאי בעמוד תיקון מדפסות. בציוד שמוצב אצלכם, האם המתכלים כלולים תלוי במסלול שבחרתם - פרטים בשיחת ייעוץ.

שאלות נפוצות על הצבת מדפסות ומכונות צילום

מה זה בעצם הצבת מדפסות ומכונות צילום?

הצבה היא מסלול שבו חברת ההשכרה מציבה את המדפסת או את מכונת הצילום בעסק שלכם לתקופה שנקבעה מראש, והתשלום נעשה לפי מספר הדפים שנספרו במונה. הציוד נשאר בבעלות החברה, ולכן גם האחריות לתקינותו. זה המסלול שעסקים בוחרים בו בדרך כלל.

מתי עדיף ליסינג על פני הצבת מדפסות?

ליסינג עדיף כשאתם רוצים שהמדפסת או מכונת הצילום יהיו שלכם בסוף התקופה, אבל לא רוצים לשלם את מחירן בבת אחת. משלמים סכום חודשי קבוע ועוד לפי כמות הדפים, ובסוף התקופה הבעלות עוברת אליכם. אם אין לכם עניין בבעלות, הצבה פשוטה יותר.

האם הצבת מכונות צילום מתאימה לעסק קטן?

כן, כל עוד השימוש קבוע. מסלול ההצבה מותאם לעסקים שמדפיסים בסדר גודל של כ-2,000 דפים בחודש. עסק קטן שמדפיס פחות מזה ובאופן לא סדיר ימצא לעיתים שקנייה של מדפסת משולבת משתלמת יותר, ובפגישת הייעוץ נבדוק את זה יחד.

האם אפשר להציב גם מדפסות וגם מכונת צילום באותו הסכם?

אפשר לבנות פתרון שמשלב מדפסות שולחניות ומכונת צילום מרכזית, בהתאם למבנה המשרד ולנפח בכל מחלקה. הרכב הציוד והמסלול נקבעים בפגישת הייעוץ, ואת הפרטים תקבלו בשיחה.

מי מטפל בציוד שהוצב בעסק כשיש תקלה?

לאורך תקופת ההתקשרות עומד לרשותכם צוות טכנאים: תמיכה טלפונית, התחברות מרחוק לתקלות תוכנה ושירות טכנאי חוץ לתקלות שדורשות הגעה. את זמני התגובה ואת אזורי השירות נגדיר יחד בהסכם, ואת הפרטים תקבלו בשיחת ייעוץ.

מה צריך להכין לפני פגישת ייעוץ על הצבת מדפסות?

הכינו את קריאות המונה של המכשירים הקיימים, מספר העובדים שמדפיסים, הערכה של חלק הצבע מכלל ההדפסות, וצרכים מיוחדים כמו A3, סריקה לתיקייה או פקס. עם הנתונים האלה ההמלצה תהיה מדויקת, וההשוואה בין המסלולים תהיה הוגנת.

האם הטונרים כלולים בהצבת מדפסות ומכונות צילום?

זה תלוי במסלול. בשני המסלולים העיקריים נכללים בדרך כלל שירות, תחזוקה ותמיכה, ובחלק מהמסלולים גם המתכלים. במסלול הכל כלול של מכונות הצילום, התשלום החודשי כולל את החלפת הטונרים, ניירות צילום, תיקונים ואחזקה. מה כלול בהסכם שלכם - פרטים בשיחת ייעוץ, ובקשו לקבל זאת בכתב.

רוצים להעמיק?

אם אתם רוצים לחשב בעצמכם מתי השכרה משתלמת יותר מקנייה, קראו את המדריך למכונות צילום למשרד: לקנות או להשכיר. הוא מציג חישוב עלות כוללת לאורך כמה שנים, טבלה של מי צריך לקנות ומי צריך להשכיר, ושאלות לשאול לפני שחותמים על חוזה.

קטגוריות קשורות

• השכרת מדפסות - מדפסות A4 שולחניות למשרד.
• השכרת מכונות צילום - מכונות A3 לנפחים גבוהים.
• מדפסות שחור לבן ומשולבות לרכישה - למי שמעדיף ציוד בבעלותו.
• מכונות צילום לרכישה - דגמי A3 ו-A4 לקנייה.
• טונרים וראשי דיו - מתכלים לציוד שבבעלותכם.
• תיקון מדפסות - טכנאי לציוד שאינו בהסכם השכרה.

לסיכום

הצבת מדפסות ומכונות צילום מאפשרת לעסק לקבל ציוד שמתאים לנפח שלו, הוצאה צפויה ושירות שוטף, בלי לרכוש את הציוד מראש. התחילו ממיפוי המשרד והנפח, השוו בין הצבה, ליסינג וקנייה לפי הנתונים שלכם, ובחרו את השילוב הנכון של מדפסות ומכונות צילום. זכרו שהמסלול הזול ביותר על הנייר אינו תמיד המשתלם ביותר: מה שקובע הוא מה כלול בו, כמה הוא גמיש, ומי יטפל בציוד כשמשהו משתבש. צוות לייזר ליין ילווה אתכם מפגישת הייעוץ ועד ההתקנה, ולאורך כל התקופה. לקבלת ייעוץ צרו קשר באתר או בטלפון: 073-783-4848.