איך בוחרים מדפסת להשכרה נכון

הטעות הנפוצה בהשכרת מדפסת היא לבחור לפי הדגם שנראה הכי מרשים, ולא לפי הנפח שהמשרד באמת מדפיס. מדפסת חזקה מדי מייקרת את ההסכם בלי תועלת, ומדפסת חלשה מדי נשחקת, נתקעת ומאטה את העבודה. לכן נקודת המוצא בכל השכרת מדפסות היא שלושה מספרים: כמה עמודים מודפסים בחודש, כמה מהם בצבע, וכמה עובדים שולחים למדפסת עבודות במקביל. אם יש לכם היום מדפסת, המונה שלה הוא המקור הטוב ביותר: רשמו את מספר העמודים בתחילת החודש ובסופו, ותגיעו לפגישת הייעוץ עם נתון אמיתי. מעבר לנפח, שאלו את עצמכם אם צריך סריקה לתיקייה או לדואר אלקטרוני, אם המדפסת תחובר לרשת או לעמדה אחת, ואם יש במשרד מקום למכשיר שולחני או רק לפינה קטנה.

סוגי המדפסות להשכרה

המדפסות בקטגוריה מתחלקות לכמה משפחות. כל אחת עונה על צורך אחר, ולעיתים הפתרון הנכון למשרד הוא שילוב של שתיים.

מדפסות לייזר שחור לבן

מדפסת שמדפיסה בלבד, בלי סורק. מתאימה לעמדה של מזכירות, הנהלת חשבונות או מחסן, שבה מדפיסים חשבוניות, תעודות משלוח, חוזים ודוחות. היתרון: מכשיר פשוט, קומפקטי ומהיר, עם מעט רכיבים שעלולים להתקלקל. דוגמה מהקטגוריה: מדפסת לייזר Kyocera ECOSYS P2040dn להשכרה, מדפסת A4 שקיוסרה מדרגת עד 40 עמודים לדקה, עם הדפסה דו-צדדית מובנית.

מדפסות לייזר משולבות

מדפסת משולבת מוסיפה למדפסת סורק ומזין מסמכים, וכך משמשת גם כמכונת צילום קטנה וכעמדת סריקה. זה הפתרון השכיח במשרדים, כי הוא מרכז במכשיר אחד את רוב משימות הנייר. במדפסות המשולבות בשחור לבן תמצאו גם דגמים לרכישה, אם תחליטו שקנייה משתלמת לכם יותר.

מדפסות לייזר צבעוניות

מתאימות לעסק שמדפיס הצעות מחיר ממותגות, מצגות, עלונים או דוחות עם גרפים. כדאי לזכור שעמוד צבע יקר יותר מעמוד שחור לבן בכל מסלול, ולכן חשוב להעריך מראש כמה מההדפסות יהיו בצבע.

כשהנפח גדל: מכונות צילום A3

משרד שמדפיס אלפי עמודים בחודש, צריך הדפסה בפורמט A3 או משתף מכשיר אחד בין מחלקה שלמה, יגיע בדרך כלל למכונת צילום משרדית. לאפשרויות האלה הקדשנו עמוד נפרד: השכרת מכונות צילום למשרד.

השוואה: איזו מדפסת להשכרה מתאימה לאיזה משרד

הטבלה לא כוללת מחירים, כי מחיר ההשכרה נקבע לפי המסלול, הנפח והשירות שתבחרו. את הפרטים תקבלו בשיחת ייעוץ.

מה מתאים לי?

• משרד של עובדים בודדים שמדפיס בעיקר מסמכים: מדפסת לייזר שחור לבן תספיק ברוב המקרים. Kyocera ECOSYS P2040dn מדפיסה עד 40 עמודים לדקה ומגיעה עם הדפסה דו-צדדית.
• משרד שסורק ומצלם מסמכים מדי יום: בחרו מדפסת משולבת עם מזין מסמכים, כמו Kyocera ECOSYS M3645idn, כדי לא להפעיל מכשיר נוסף לסריקה.
• צוות גדול עם עבודות שנשלחות במקביל: חפשו מהירות גבוהה ומגש נייר גדול. Brother MFC-L6900FDW היא מדפסת משולבת שברדר מדרגת עד 50 עמודים לדקה.
• עסק שמדפיס חומרים שיווקיים בבית: Kyocera ECOSYS M6630cidn היא מדפסת משולבת צבעונית שקיוסרה מדרגת עד 30 עמודים לדקה, בצבע ובשחור לבן.
• מחלקה שמדפיסה אלפי עמודים או צריכה A3: מדפסת שולחנית תישחק מהר מדי. עברו למכונת צילום להשכרה.

מסלולי השכרת מדפסות: הצבה או ליסינג

בהשכרת מדפסות יש שני מסלולים עיקריים, וההבדל ביניהם הוא בעיקר בשאלה מה קורה בסוף התקופה.

מסלול הצבה

המדפסת מוצבת אצלכם לתקופה שנקבעה מראש, והחיוב נעשה לפי מספר הדפים שהודפסו, כפי שנספרו במונה המדפסת. זה המסלול שעסקים בוחרים בו בדרך כלל, והוא מתאים לעסקים שמדפיסים בהיקף קבוע, בסדר גודל של כ-2,000 דפים בחודש. היתרון: אתם משלמים על שימוש בפועל, והאחריות על תקינות המכשיר נשארת אצל חברת ההשכרה.

מסלול ליסינג

מתאים לעסק שרוצה שהמדפסת תהיה שלו בסוף. משלמים סכום חודשי קבוע שנקבע מראש ובנוסף לפי כמות הדפים שהודפסו, לאורך תקופה של חודשים רבים, ובסופה הבעלות על המדפסת עוברת אליכם. כך מתפזרת ההוצאה על פני זמן, בלי תשלום גדול בהתחלה.

אורך התקופה, התשלום החודשי, מחיר העמוד ומה בדיוק כלול בכל מסלול נקבעים בהתאמה אישית. פרטים בשיחת ייעוץ.

איך מתנהלת השכרת מדפסת אצלנו, שלב אחרי שלב

1. שיחה ראשונה. מספרים לנו על המשרד: כמה עובדים, מה מדפיסים, ואיזה ציוד יש היום.
2. פגישת ייעוץ ללא תשלום. נציג החברה לומד את אופן העבודה בפועל, ממליץ על דגם ובונה איתכם מסלול אישי.
3. הצעה מסודרת. אתם מקבלים את פרטי המסלול שנבחר, כדי לבדוק אותם בנחת לפני שמחליטים.
4. הצבה והתקנה. המדפסת מגיעה מוכנה לעבודה, ומחוברת לעמדות או לרשת המשרדית לפי מה שסוכם.
5. ליווי שוטף. לאורך כל תקופת ההתקשרות עומדים לרשותכם תמיכה טלפונית, התחברות מרחוק ושירות טכנאים.
6. סוף התקופה. בהצבה בוחנים יחד חידוש, החלפה או שדרוג; בליסינג המדפסת עוברת לבעלותכם.

טיפים מקצועיים לפני השכרת מדפסת

1. מדדו את הנפח לפני הפגישה. קראו את מונה המדפסת הנוכחית בתחילת החודש ובסופו, ואם אפשר לאורך שלושה חודשים. ממוצע אמיתי שווה יותר מכל הערכה.
2. הפרידו בין שחור לבן לצבע. בקשו לדעת מה מחיר עמוד בצבע ומה מחיר עמוד שחור, והעריכו כמה עמודים מכל סוג תדפיסו.
3. שאלו מה כלול. שירות, תיקונים, חלקים ומתכלים: בקשו לראות בכתב מה נכלל בהסכם ומה לא.
4. בררו מה קורה בסוף התקופה. בהצבה המדפסת חוזרת או מוחלפת; בליסינג היא עוברת אליכם. ודאו שהתנאים ברורים מראש.
5. בדקו את המקום במשרד. מדדו את השטח שבו תעמוד המדפסת, ובדקו שיש שקע חשמל ונקודת רשת קרובה.
6. תכננו את הסריקה. אם עובדים סורקים לתיקייה משותפת או לדואר אלקטרוני, ציינו זאת בפגישה כדי שההגדרות יותאמו כבר בהתקנה.
7. השאירו מרווח לצמיחה. בחרו מדפסת שעומדת בנפח גבוה במעט ממה שאתם מדפיסים היום, כדי שלא תצטרכו להחליף אותה אחרי חצי שנה.

מתכלים, אביזרים ושירות

גם כשהמדפסת מושכרת, טוב לדעת היכן נמצאים החומרים שלה. בקטגוריית הטונרים למדפסות תמצאו טונרים לפי יצרן, למשל טונרים לקיוסרה וטונרים לברדר. אם יש לכם מדפסת בבעלותכם שזקוקה לטיפול, פנו לעמוד תיקון מדפסות. האם המתכלים כלולים בהסכם ההשכרה שלכם - פרטים בשיחת ייעוץ.

שאלות נפוצות על השכרת מדפסות

למי משתלמת השכרת מדפסות יותר מקנייה?

השכרת מדפסות משתלמת בעיקר לעסק שמדפיס באופן קבוע, שמעדיף תשלום חודשי ידוע על פני הוצאה גדולה אחת, ושאין בו מי שיטפל בתקלות. מי שמדפיס מעט, באופן לא סדיר, ומעדיף בעלות מלאה בלי התחייבות, ימצא לרוב שקנייה זולה יותר. במקרה כזה כדאי לעיין במדפסות לרכישה.

מה ההבדל בין הצבה לליסינג בהשכרת מדפסת?

בהצבה המדפסת נשארת של חברת ההשכרה, ואתם משלמים לפי מספר הדפים שנספרו במונה. בליסינג משלמים סכום חודשי קבוע ובנוסף לפי כמות הדפים, ובסוף התקופה הבעלות על המדפסת עוברת אליכם. ההצבה מתאימה למי שרוצה לשלם על שימוש בלבד, והליסינג למי שרוצה מדפסת משלו בסוף.

האם אפשר לשכור מדפסת לתקופה קצרה, למשל לכנס או לפרויקט?

כן. השכרת מדפסת לזמן מוגבל מתאימה לכנסים, לאירועים ולפרויקטים זמניים, כשאין טעם לקנות מכשיר שישמש כמה פעמים בלבד. משך ההשכרה המינימלי, ההובלה וההתקנה במקום מתואמים מראש, ואת הפרטים תקבלו בשיחת ייעוץ.

מה קורה כשמדפסת מושכרת מתקלקלת?

במהלך תקופת ההתקשרות אתם מקבלים תמיכה שוטפת: תמיכה טלפונית, התחברות מרחוק לפתרון תקלות תוכנה ושירות טכנאי חוץ לתקלות שדורשות הגעה. זמני ההגעה וההיקף הגיאוגרפי של השירות נקבעים בהסכם, ואת הפרטים תקבלו בשיחת ייעוץ.

אפשר לשדרג מדפסת מושכרת אם העסק גדל?

אחד היתרונות של השכרת מדפסות הוא הגמישות: כשמספר העובדים או נפח ההדפסה משתנים, אפשר לבחון יחד החלפה של המדפסת בדגם מהיר יותר, משולב או צבעוני. תנאי ההחלפה במהלך התקופה נקבעים בהסכם.

איזו מדפסת להשכרה מתאימה למשרד קטן?

למשרד קטן שמדפיס בעיקר מסמכים, מדפסת לייזר משולבת בפורמט A4 היא בדרך כלל הבחירה המאוזנת, כי היא מחליפה גם סורק וגם מכונת צילום. אם אין צורך בסריקה, מדפסת לייזר שחור לבן פשוטה תספיק. בפגישת הייעוץ נתאים את הדגם לנפח שמדדתם.

האם השכרת מדפסות מתאימה גם למי שאינו עסק גדול?

כן. השכרת מדפסות מתאימה לעסקים קטנים ובינוניים, לעסקים בצמיחה, לפרויקטים זמניים וגם ללקוחות פרטיים שצריכים פתרון נקודתי. ככל שהשימוש במדפסת קבוע ורציף יותר, היתרון של השכרה על פני קנייה בולט יותר, ולכן כדאי לבחון את הנפח שלכם לפני ההחלטה.

רוצים להעמיק?

אם אתם עדיין מתלבטים בין השכרה לקנייה, או רוצים לראות אילו מדפסות לרכישה מתאימות למשרד בגודל שלכם, קראו את המדריך למדפסות משרדיות מומלצות. הוא משווה דגמים לפי גודל משרד ונפח הדפסה, ועוזר להבין מתי מדפסת בבעלותכם תשתלם יותר מהסכם השכרה.

קטגוריות קשורות

• השכרת מכונות צילום - למשרדים עם נפח גבוה או צורך ב-A3.
• השכרה והצבה לעסקים - כל המסלולים, מדפסות ומכונות צילום יחד.
• מדפסות משולבות לרכישה - למי שמעדיף מכשיר בבעלותו.
• מדפסות לייזר - כל דגמי הלייזר לבית ולמשרד.
• טונרים למדפסות - מתכלים מקוריים לפי יצרן.
• תיקון מדפסות - שירות טכנאי למדפסות בבעלותכם.

לסיכום

השכרת מדפסות מתאימה לעסק שרוצה מדפסת אמינה, הוצאה חודשית צפויה ושירות שמטפל בתקלות במקומו. כדי שההסכם ישתלם, התחילו מהנפח האמיתי שלכם, החליטו אם צריך צבע וסריקה, ובחרו בין הצבה לליסינג לפי השאלה אם תרצו את המדפסת בסוף התקופה. אם אתם לא בטוחים, הביאו לפגישה את קריאות המונה של המדפסת הנוכחית, ונבנה את ההמלצה על בסיס המספרים שלכם. צוות לייזר ליין ילווה אתכם מפגישת הייעוץ ועד ההתקנה, ולאורך כל תקופת ההתקשרות. לקבלת ייעוץ צרו קשר באתר או בטלפון: 073-783-4848.