מדפסת מקצועית היא צורך קיים בכל משרד וארגון, ולמרות הטכנולוגיה המתקדמת והשימוש בדיגיטל לצרכי העברת מידע ומסמכים, טרם נס ליחה של השיטה הישנה והטובה: הדפסת דפים חמימים מן המדפסת, לצורך עיון, חתימה ומשלוח.
גם החוק מתייחס ללא מעט מקרים בהם ההתקשרות הדיגיטלית אינה מבטאת את הסמכות הרצויה, ודורש מסירה אישית ו/או חתימה של מסמכים באופן ידני.
בזכות הטכנולוגיה החדשנית משרדים רבים משלבים את מכשיר המדפסת במכשירים משולבים אשר נותנים מענה גם לצרכי העתקה ושכפול, וכן פקסימיליה.
בבחירת המדפסת למשרד יש להביא בחשבון מספר פרמטרים:
היקף צרכי ההדפסה- כמות הדפים הממוצעת הנדרשת להדפסה מדי חודש
אופי ההדפסה הנדרשת- מדפסת שחור לבן למסמכים בלבד, מדפסת צבע ומדפסות לייזר להדפסה צבעונית ולגרפיקה.
עלויות הדיו- בבחירת מדפסת חשוב לתת את הדעת על עלויות הדיו מבית היצרן, בעיקר בהדפסה בכמות גבוהה שמאפיינת משרדים וארגונים.
השכרת מדפסות לעומת רכישה
מדפסות מקצועיות ואיכותיות הן מוצר שמחירו לא מבוטל, וארגונים רבים בוחנים את שאלת השכרת מדפסות לעומת רכישת מדפסת, בדגש על הפרשי העלויות.
מטבע הדברים התשובה אינה חד משמעי ונוגעת לצרכי הארגון והיקף השימוש, כמו גם למבנה עסקת השכרת מדפסת, שניתן בשני אופנים:
מסלול ליסינג- השכרת מדפסת במסלול ליסינג מיועדת למי שמבקש להחזיק במדפסת איכותית ויקרה, שגם תעבור לרשותו בסיום התקופה המוגדרת. במסלול זה הלקוח משלם לחברה עלות קבועה ובנוסף עלות שימוש על פי היקף ההדפסה (מחיר קבוע לעמוד). בסיום התקופה המוגדרת (מדובר בתקופות ארוכות בנות 3-5 שנים) הבעלות על המדפסת תעבור לרשות הלקוח בהתאם לתנאי ההסכם.
מסלול זה מתייחס בעיקר למדפסות יקרות לרכישה ואיכותיות במיוחד, במטרה להבטיח את אריכות החיים של המדפסת ועמידותה גם לאחר התקופה המוגדרת.
מסלול הצבה- מסלול השכרת מדפסות מוצבות הוא המסלול הפופולרי יותר, ומאפשר קבלה של המדפסת לתקופה מוגדרת, כאשר התשלום מתבצע על פי מונה המותקן במדפסת ומונה את כמות הדפים המודפסים. בכל שלב ניתן להאריך את התקופה.
בשני המסלולים החברה אשר מספקת את המדפסת מספקת גם שירותי אחריות עליה, תיקונים ושירות במקרה הצורך.
רכישת מדפסת לעומת זאת היא רכישה חד פעמית, כאשר כפי שנהוג במוצרי חשמל ואלקטרוניקה המדפסת מגיעה עם אחריות יצרן לתקופה מוגדרת, ועומדת לשימוש הלקוח בכל עת. מסלול זה מתאים לארגונים ולעסקים קטנים, בהם צרכי ההדפסה יחסית נמוכים ועקב כך ניתן לבחור בדגמי מדפסות במחירים נוחים יותר.
שיקולים נוספים בקבלת ההחלטה האם לרכוש או להשכיר מדפסת, ובבחירה בספק אמין:
מומלץ לבצע את העסקה אל מול ספק מקצועי ומוכר, שמפעיל שירותים בפריסה ארצית, ומחויב למתן שירות בטווח זמן סביר.
ספק אשר מספק את שני השירותים האמורים, מכירת מדפסת והשכרת מדפסת, ידע לכוון, לסייע ולהמליץ ביחס לצרכי הלקוח והתאמה מלאה אליו, ולא על פי השירות אותו הוא מוביל (לצורך הדוגמא, חברה שעוסקת בשיווק ומכירת מדפסות בלבד, לא תמליץ על השכרת מדפסת, מאחר ואינה מספקת שירות זה).
חלק ממסלולי ההשכרה כוללים גם את אספקת הטונר/ דיו למדפסת, מה שמומלץ ונוח.
עלות השליחות- מדפסת משרדית, מכונות צילום ומכונות משולבות הם מוצרים בעלי גודל פיזי ומשקל, שמחייבים הובלה מקצועית, חיבור והתקנה וכן הדרכה ראשונית לשימוש במכשיר. בבחינת סוג העסקה, קניה או השכרת מדפסת, ובבחירת הדגם, יש להביא בחשבון גם עלות הובלה והתקנה במידה וקיימת, שכן מדובר בעלות שעשויה לעמוד על מאות שקלים.